Sofia1. Chi tratta i tuoi dati
Il titolare del trattamento è Golino Giovanni (Giogol Industries), P.IVA 05645300269, con sede in Via Trieste 2, 31050 Ponzano Veneto (TV). Per qualsiasi domanda sui tuoi dati, o per esercitare i diritti descritti al punto 9, scrivi a giovanni@giogolindustries.com. Rispondiamo entro 30 giorni.
Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per le dimensioni e il tipo di trattamento non è obbligatorio. Il riferimento resta l'indirizzo qui sopra.
2. Cosa fa Sofia, in breve
Sofia è un'assistente basata sull'intelligenza artificiale per chi lavora: risponde su WhatsApp e al telefono, prende appuntamenti e prenotazioni, e su tua richiesta, solo dopo che hai collegato esplicitamente i relativi servizi, può:
- leggere le tue email per riassumerle e individuare bollette, fatture e scadenze;
- leggere e modificare il tuo calendario;
- leggere saldi e movimenti dei tuoi conti bancari, in sola lettura;
- leggere e registrare le fatture sul tuo programma di fatturazione, se lo colleghi;
- conservare e analizzare i documenti che carichi, per prepararti report e risposte.
Sofia non dispone pagamenti e non muove denaro. L'accesso ai conti è di sola lettura, tramite un provider autorizzato di open banking. Sofia telefona a qualcuno solo quando glielo chiedi tu.
3. Quali dati trattiamo
| Categoria | Cosa comprende |
|---|---|
| Dati di account | Nome, numero di telefono, email, mestiere, password (conservata solo come hash, mai in chiaro), impostazioni dell'assistente. |
| Messaggi | Quello che scrivi o mandi a Sofia su WhatsApp (testi, vocali, foto, documenti) e le sue risposte. |
| Telefonate | La trascrizione delle telefonate a cui Sofia risponde o che fa per te, e il riassunto che ti manda a fine chiamata. Non conserviamo l'audio delle telefonate dei tuoi clienti: Telnyx lo elabora mentre si parla, per trascriverlo e per far rispondere Sofia. |
| Mittenti, oggetti e contenuto delle email delle caselle che hai collegato (Gmail, Outlook, PEC o altre caselle via IMAP). | |
| Calendario e agenda | Appuntamenti, prenotazioni, date, titoli e partecipanti. |
| Dati bancari | IBAN, nome della banca, saldi e movimenti dei conti collegati. In sola lettura. |
| Documenti e fatture | I file che carichi o che arrivano per email, il testo estratto e le analisi che Sofia prepara su tua richiesta. |
| Credenziali di collegamento | Token di accesso (Google, Microsoft, Fatture in Cloud) e password delle caselle IMAP. Sempre cifrati. |
| Pagamenti | Se ti abboni: lo stato dell'abbonamento. I dati della carta li tratta Stripe e noi non li vediamo. |
| Chat e voce del sito | Le domande che fai a Sofia sulla pagina principale, scritte o a voce. Se non hai fatto l'accesso non le conserviamo: servono solo a risponderti in quel momento. |
| Dati tecnici | Log di funzionamento e di errore, indirizzo IP, necessari a tenere il servizio in piedi e sicuro. |
Quello che non colleghi, Sofia non lo vede. Ogni collegamento è separato e lo autorizzi tu, uno alla volta.
4. Perché li trattiamo, e con quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica (GDPR) |
|---|---|
| Fornirti il servizio: rispondere su WhatsApp e al telefono, gestire agenda e prenotazioni | Esecuzione del contratto, art. 6(1)(b) |
| Accedere a email, calendario, conti bancari e programma di fatturazione | Il tuo consenso esplicito, dato al momento del collegamento, art. 6(1)(a). Revocabile in ogni momento scollegando il servizio. |
| Gestire l'abbonamento, la fatturazione e gli obblighi fiscali | Obbligo di legge, art. 6(1)(c) |
| Sicurezza, prevenzione abusi, funzionamento tecnico | Legittimo interesse, art. 6(1)(f) |
| Rispondere alle domande fatte nella chat del sito o all'assistenza | Misure precontrattuali su tua richiesta, art. 6(1)(b) |
Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non li vendiamo e non li cediamo a terzi per finalità commerciali. Non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
5. Quando i dati sono dei tuoi clienti: chi fa cosa
Per i dati tuoi (il tuo nome, il tuo numero, il tuo abbonamento) il titolare del trattamento siamo noi. Per i dati che ci fai trattare usando Sofia, cioè le persone che ti scrivono o ti telefonano, le email dei tuoi clienti, le loro fatture e i loro appuntamenti, il titolare sei tu, e noi siamo il tuo responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.
Quei dati li trattiamo solo per farti funzionare Sofia, solo secondo le tue istruzioni, e non li usiamo per altro. Le condizioni complete stanno nell'atto di nomina a responsabile del trattamento, che accetti quando ti registri e che puoi scaricare.
6. I fornitori che trattano i dati per noi
Sofia si appoggia a fornitori, ognuno per una cosa precisa, che agiscono come responsabili o sub-responsabili del trattamento. Ognuno riceve solo i dati che gli servono.
| Fornitore | A cosa serve | Dove |
|---|---|---|
| Anthropic | Capire i messaggi, le telefonate e i documenti, e scrivere le risposte (modello Claude) | USA, clausole contrattuali standard |
| Meta (WhatsApp Business) | Mandare e ricevere i messaggi WhatsApp | UE (Irlanda) e USA, Data Privacy Framework e clausole contrattuali standard |
| Telnyx | Le telefonate: la linea, la trascrizione di quello che si dice e la voce di Sofia. Anche la voce della chat del sito. | USA, clausole contrattuali standard |
| Railway | Il server e il database | USA, clausole contrattuali standard |
| Brevo | Le email di servizio (codici di accesso, avvisi) | UE (Francia) |
| Stripe | I pagamenti dell'abbonamento | UE (Irlanda) e USA, clausole contrattuali standard |
| Google / Microsoft | Solo se colleghi Gmail, Google Calendar o Outlook | UE e USA, Data Privacy Framework e clausole contrattuali standard |
| Enable Banking | Solo se colleghi un conto: il collegamento sicuro con la banca, in sola lettura | UE (Finlandia) |
| Fatture in Cloud (TeamSystem) | Solo se lo colleghi: leggere e registrare le fatture | UE (Italia) |
| Il tuo provider email | Se colleghi una casella PEC, iCloud o altra via IMAP, la connessione va direttamente al tuo provider | Dipende dal provider |
Trasferimenti fuori dall'Unione Europea. Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti avvengono sulla base del Data Privacy Framework UE-USA, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o di una decisione di adeguatezza, come prevede il Capo V del GDPR.
Se cambiamo o aggiungiamo un fornitore che tratta i dati dei tuoi clienti te lo diciamo prima, e puoi opporti, come prevede l'articolo 28. I fornitori segnati «solo se» non ricevono niente finché non sei tu a collegarli o a usarli.
7. Quanto a lungo conserviamo i dati
- Account e collegamenti: finché l'account è attivo.
- Conversazioni e trascrizioni delle telefonate: finché l'account è attivo, perché Sofia ricordi il contesto. Puoi chiederne la cancellazione quando vuoi.
- Documenti caricati e analisi: finché non li elimini tu o chiudi l'account.
- Email: Sofia le legge dalla tua casella quando servono; dei riassunti e delle email già analizzate tiene traccia per al massimo 120 giorni, per non rileggerle due volte.
- Dati di fatturazione dell'abbonamento: per 10 anni, come chiede la legge fiscale.
- Log tecnici: per il tempo strettamente necessario alla sicurezza e alla diagnosi dei problemi.
- Dopo la chiusura dell'account: i tuoi dati vengono cancellati o resi anonimi entro 30 giorni, salvo quelli che la legge ci obbliga a tenere. Per i dati dei tuoi clienti valgono i tempi dell'atto di nomina, che ti lascia il tempo di scaricarli.
8. Come proteggiamo i dati
- Le password sono conservate solo come hash (bcrypt), mai in chiaro.
- I token di accesso e le password delle caselle collegate sono conservati cifrati.
- Tutte le comunicazioni passano su connessioni cifrate (HTTPS/TLS).
- L'accesso ai conti bancari è di sola lettura e passa da un provider autorizzato: Sofia non conosce le credenziali della tua banca.
- Ogni azienda vede solo i propri dati: gli account sono separati e isolati.
- L'accesso amministrativo è protetto da un secondo fattore.
9. I tuoi diritti
Ai sensi degli articoli 15–22 del GDPR, hai diritto a:
- accedere ai dati che ti riguardano e averne copia;
- correggerli se sono inesatti;
- cancellarli («diritto all'oblio»);
- limitare il trattamento od opporti;
- ricevere i tuoi dati in un formato leggibile (portabilità);
- revocare il consenso in ogni momento, senza che questo tocchi quello che è stato fatto prima.
Molti li eserciti da solo dalla tua area personale: scolleghi un servizio o chiudi l'account quando vuoi. Per il resto scrivi a giovanni@giogolindustries.com. Se pensi che il trattamento violi il GDPR puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all'autorità del tuo Paese.
Se sei un cliente di un'azienda che usa Sofia (per esempio hai telefonato o scritto a quell'azienda), il titolare dei tuoi dati è quell'azienda: rivolgiti prima a lei. Se ci scrivi, giriamo la tua richiesta all'azienda interessata.
10. Cookie
Questo sito non usa cookie di profilazione né strumenti di tracciamento, e non carica risorse da terzi che ti seguano: anche i caratteri tipografici stanno sul nostro server. Usiamo solo cookie tecnici, strettamente necessari, che per questo non richiedono consenso:
- sessione: ti tiene dentro l'area personale dopo l'accesso;
- verifica e dispositivo fidato: servono al codice di accesso e, se lo scegli, a non chiedertelo di nuovo su questo dispositivo;
- lingua: ricorda la lingua che hai scelto per il sito.
Nessuno di questi viene letto da terzi.
11. Sofia è un sistema di intelligenza artificiale
Lo diciamo qui e lo dice Sofia stessa: chi le scrive o le parla non sta parlando con una persona. Sofia si presenta come assistente automatica quando risponde al telefono o su WhatsApp ai tuoi clienti, e la voce che sentono è una voce sintetica. È quanto chiede l'articolo 50 del Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (UE 2024/1689), e vale comunque tu personalizzi la sua presentazione.
Le risposte di Sofia sono generate automaticamente e possono contenere errori. Sofia propone e prepara: registra una fattura, scrive una bozza, segna un appuntamento. Le decisioni restano tue. Non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici su una persona.
12. Minori
Sofia è rivolta a professionisti e aziende maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati di persone sotto i 18 anni come utenti; se ce ne accorgiamo, li cancelliamo.
13. Modifiche a questa informativa
Se cambiamo qualcosa di rilevante aggiorniamo la data in cima e avvisiamo gli utenti registrati. Le modifiche sostanziali, per esempio un nuovo fornitore che tratta i tuoi dati, vengono comunicate prima che entrino in vigore.